Lancer le décompte
Dans le menu Propriétés, ouvrez l'immeuble concerné, allez dans l'onglet Dépenses, section Factures, puis cliquez sur Actions et Décompte des charges.
Le décompte se déroule en cinq étapes.
Étape 1 — Choix de la période et des factures
Choisissez la période du décompte et sélectionnez les factures à intégrer. Toutes les factures non encore régularisées sont proposées ; celles dont la période coïncide avec le décompte sont cochées par défaut. Vérifiez la sélection (cochez/décochez), sans oublier de parcourir toutes les pages. Vous pouvez encore ajouter des factures à cette étape. Cliquez sur Suivant.
Étape 2 — Répartition des factures
Répartissez les factures entre les locataires. Selon la catégorie de charge, trois méthodes existent :
Clé de répartition : sélectionnez une clé existante (par exemple les quotités) ou créez-en une via Nouvelle répartition.
Calcul de la société de relevé (eau et chauffage) : indiquez les montants à imputer à chaque contrat. La somme des montants imputés doit être égale au total des factures à régulariser pour cette catégorie.
Consommations réelles (eau, gaz, électricité) : indiquez la consommation de chaque locataire ou vide locatif. Si des relevés de compteurs proches des dates du décompte existent, les consommations sont déduites automatiquement. Si la consommation de l'immeuble dépasse la somme des consommations individuelles, indiquez si le surplus est à charge du propriétaire ou réparti entre les locataires selon une clé.
Choisissez une méthode par catégorie, puis cliquez sur Suivant.
Étape 3 — Sélection des provisions
Vous pouvez réaliser plusieurs décomptes sur une même période, mais une même catégorie de provisions ne peut être sélectionnée qu'une seule fois. Le total des provisions dépend de la période choisie à l'étape 1 ; il s'agit du montant prévu au contrat de bail, qu'il ait été effectivement payé ou non.
Étape 4 — Récapitulatif
Le récapitulatif affiche, par locataire, les montants dus moins les provisions attendues sur la période. Si la différence est positive, le locataire vous rembourse la différence ; sinon, le solde peut être en faveur du locataire. Vérifiez la balance du locataire avant tout remboursement : il se peut qu'il n'ait pas encore payé toutes les provisions attendues.
Cliquez sur Afficher les détails pour voir la répartition par catégorie (description, montant et période de chaque facture, méthode de répartition appliquée et base temporelle). Cliquez sur Fichiers pour visualiser le document qui sera envoyé.
Pour générer une facture de régularisation depuis Smovin, activez Générer une facture au niveau de chaque contrat ; elles apparaîtront ensuite dans Factures de ventes.
Étape 5 — Communication
Pour envoyer les décomptes à tous les locataires en même temps, cliquez sur Confirmer et envoyer. L'envoi utilise les méthodes définies dans vos préférences. Il s'agit d'une communication groupée : le même contenu part à tous les destinataires (pensez à adapter le message dans toutes les langues concernées).
Pour envoyer plus tard, cliquez sur Confirmer. Les documents se retrouvent sur la page des contrats concernés ; envoyez-les via les trois points … puis Envoyer.
La balance du locataire est mise à jour deux semaines après la date du décompte, pour ne pas créer de retard de paiement immédiat et laisser au locataire le temps de rembourser. Cette échéance est modifiable.