Depuis la page d'un immeuble, vous pouvez générer un décompte des charges en vous rendant dans l'onglet dépenses.
Cliquez ensuite sur Actions > Décompte des charges
Le décompte des charges est divisé en 5 grandes étapes :
Étape 1: Choix de la période et des factures
Cette étape consiste à choisir la période sur laquelle vous désirez faire votre décompte et à sélectionner les factures à intégrer.
Toutes les factures n'ayant pas encore été régularisées sont disponibles et celles dont la période coïncide avec la période du décompte sont sélectionnées par défaut.
Veuillez vérifier que la sélection des factures soit correcte: cochez ou décochez les factures concernées ou non par ce décompte. Si vous avez une longue liste de factures, n'oubliez pas de vérifier toutes les pages!
💡 Il est encore possible d'ajouter de nouvelles factures durant cette étape.
Cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape.
Étape 2: Répartition des factures
Les factures relatives à l'immeuble doivent être réparties entre les différents locataires.
Selon la catégorie de charge, 3 méthodes de répartition sont disponibles :
Utiliser une clé de répartition : vous pouvez ici soit sélectionner une clé de répartition existante (par exemple, les quotités) ou alors ajouter une nouvelle clé en cliquant sur Nouvelle répartition.
Répartir sur base d'un calcul de la société de relevé (disponible pour l'eau et le chauffage): indiquez ici les montants à imputer à chaque contrat durant la période du décompte.
⚠️ La somme des montants imputés doit être égale à la somme totale des factures à régulariser sur cette catégorie.
Répartir sur base des consommations réelles (pour l'eau, le gaz et l'électricité): Indiquez ici les consommations effectives de chaque locataire ou vide locatif.
Si vous avez introduit des relevés de compteurs proches des dates du décompte, les consommations sont déduites automatiquement ☺️
💡 Si la consommation de l'immeuble est supérieure à la somme des consommations individuelles, veuillez indiquer si le surplus est à charge du propriétaire ou à répartir entre les locataires selon une clé de répartition.
Sélectionnez une méthode de répartition pour chaque catégorie et cliquez sur Suivant pour continuer.
Étape 3: Sélection des provisions
Il est maintenant possible de réaliser plusieurs décomptes sur une même période. Néanmoins une même catégorie de provisions ne peut être sélectionnée qu'une seule fois.
Par exemple, vous pouvez déduire les provisions pour charges locatives durant le décompte des charges communes. Vous pouvez ensuite déduire les provisions pour le précompte immobilier lors du décompte du précompte immobilier.
Le total des provisions dépend de la période sélectionnée durant la première étape. 👆 On parle ici du montant des provisions prévu dans le contrat de bail, qu'il ait ou non été payé réellement par le locataire.
Étape 4: Récapitulatif
Vous êtes maintenant redirigé vers le récapitulatif du décompte: les montants dûs par les locataires - les provisions attendues sur la période.
Si la différence entre les charges et les provisions est positive, votre locataire doit vous rembourser la différence.
Dans le cas contraire, la régularisation peut faire apparaître un solde en faveur de votre locataire.
🚧 Attention, il est possible que le locataire n'ait pas encore payé toutes les provisions attendues. Veuillez vérifier sa balance avant de procéder au remboursement.
Pour plus de détail sur la répartition des montants, cliquez sur Afficher les détails. La répartition exacte par catégorie de charges est affichée, y inclus :
La description de chaque facture, son montant et sa période
Une explication de la répartition appliquée, c'est-à-dire selon une clé de répartition ou selon les consommations réelles et la base temporelle (c’est-à-dire la période où le contrat a été actif divisé par la période de la facture)
Vous pouvez visualiser le document qui sera envoyé à vos locataires en cliquant sur Fichiers.
🏆 Si vous souhaitez générer une facture de régularisation depuis Smovin, vous devez activer le bouton Générer une facture au niveau de chaque contrat. Celles-ci seront disponibles dans la section Factures de vente depuis l'onglet Gestion (attention : uniquement disponible sur la version avancée).
Voilà, vos charges sont maintenant régularisées, il nous vous reste plus qu'à alerter vos locataires. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur 'Suivant'.
Étape 5: Communication
Vous voici à la dernière étape du décompte des charges. Vous pouvez envoyer directement les décomptes de charges à tous les locataires en même temps en cliquant sur Confirmer et envoyer. Les méthodes d'envoi sont celles définies dans vos préférences ( pour plus d'informations, cliquez ici).
💡 C'est une communication groupée, cela veut dire que le même contenu sera envoyé à tous les destinataires et que toute personne mise en cc sera en copie de chaque communication envoyée. Si vous effectuez des changement, n'oubliez pas de les faire dans toutes les langues disponibles, si applicable.
Si vous ne souhaitez pas envoyer vos décomptes toute de suite, cliquez simplement sur Confirmer. Les documents se retrouvent sur la page des contrats concernés, vous pouvez les envoyer en cliquant sur les '...' et en sélectionnant Envoyer.
La balance locataire sera mise à jour 2 semaines après la date du décompte, pour éviter de créer un retard de paiement dès la fin du décompte et laisser éventuellement au locataire le temps de rembourser.
💡 Vous pouvez modifier cette échéance
Vous souhaitez faire un export des charges et provisions payées ?
Voici comment faire: Allez dans "Gestion" puis "Financier".
