Au début du bail
La garantie a été payée sur votre compte en banque et vous voulez que cela apparaisse sur la balance du locataire ? Deux actions sont nécessaires:
Ajouter un montant à recevoir
A partir de la section Balance du contrat, cliquez sur Ajouter une transaction puis sur Montant dû. Vous devez alors indiquer le montant de la garantie, la date à laquelle ce montant doit être payé et indiquer Garantie locative comme type de montant dû.
Attention, si le contrat a débuté il y a moins de 30 jours ou s'il n'a pas encore démarré, ce montant dû sera créé automatiquement par l'application. Cela permet d'éviter des erreurs de balance lorsque le paiement arrive sur le compte en banque.
2. Ajouter un paiement entrant
Option 1: le contrat a commencé avant votre gestion sur Smovin ou vous n'avez pas connecté votre compte en banque à Smovin.
Vous devez alors indiquer manuellement que la garantie a bien été payée. A partir de la section Balance du contrat, cliquez sur Ajouter une transaction puis sur Paiement. Vous devez alors indiquer le montant payé par le locataire, la date à laquelle ce montant a été payé et la méthode de paiement.
Option 2: le paiement de la garantie vient juste ou va seulement être effectué et vous avez connecté votre compte en banque à Smovin. Rien à faire dans ce cas ! Soit le paiement sera automatiquement assigné au contrat dès qu'il apparaitra sur votre compte en banque, soit il apparaitra dans vos paiements à assigner.
A la fin du bail
Le bail est terminé et vous souhaitez indiquer dans la balance du locataire que la garantie a bien été restituée ? Plusieurs cas de figure sont possibles.
Cas 1: Le locataire récupère toute sa garantie
Il suffit de faire l'inverse des actions réalisées en début de bail.
Ajouter un montant à rembourser
A partir de la section Balance du contrat, cliquez sur Ajouter une transaction puis sur Montant dû. Vous devez alors sélectionner Montant à rembourser, indiquer le montant à restituer au locataire (toute la garantie) et la date de la restitution.
Ajouter un paiement sortant
Lorsque vous avez effectué le remboursement sur le compte du locataire, indiquez-le en cliquant sur Ajouter une transaction puis sur Paiement. Vous devez alors sélectionner Paiement sortant et indiquer le montant remboursé et la date de la restitution.
Cas 2: Le locataire doit payer des frais à la suite de l'état des lieux
Une action de plus est nécessaire
Ajouter le montant de la garantie à rembourser
A partir de la section Balance du contrat, cliquez sur Ajouter une transaction puis sur Montant dû. Vous devez alors sélectionner Montant à rembourser, indiquer le montant à restituer au locataire (toute la garantie) et la date de la restitution.
Ajouter un montant à recevoir du montant des frais
A partir de la section Balance du contrat, cliquez sur Ajouter une transaction puis sur Montant dû. Indiquer le montant des frais dûs par le locataire suite à l'état des lieux et la date à laquelle cette somme est dûe.
Ajouter un paiement sortant
Lorsque vous avez effectué le remboursement de la différence entre ces 2 montants sur le compte du locataire, indiquez-le en cliquant sur Ajouter une transaction puis sur Paiement. Vous devez alors sélectionner Paiement sortant et indiquer le montant remboursé et la date de la restitution.
Vous devrez réconcilier ces 3 montants ensemble pour revenir à un solde de 0.
Exemple:
La garantie initiale était de 1000 EUROS. Vous ajoutez alors un premier montant à rembourser de 1000 EUROS.
Les frais dûs par le locataire suite à l'état des lieux sont estimés à 500 EUROS. Vous ajoutez un montant à recevoir de 500 EUROS.
Vous effectuez le remboursement du montant résiduel de 500 EUROS au locataire. Vous ajoutez un paiement sortant de 500 EUROS.
Le solde de ces 3 actions est bien 0 => 1000-500 = 500