U kan een activiteit toevoegen aan een pand of een contract. Let op, wanneer u een activiteit toevoegt aan een pand, is dit niet zichtbaar in de historiek van het huurcontract .
Om een activiteit toe te voegen, gaat u naar het tabblad "Taken" en selecteert u vervolgens de optie "Een activiteit toevoegen".
Er opent een pop-up. Hier kan u volgende informatie toevoegen:
Het pand/contract of gebouw waarop de activiteit betrekking heeft
Type activiteit: taak, bezoek, email of oproep
Datum: wanneer deze taak moet worden uitgevoerd
Herhaling: Als u eenmaal een datum hebt ingevoerd, kunt u een herhaling ingeven. Elke maand, elk jaar, een keer, geen herhaling.
Titel van de activiteit ( ex: onderhoud van de ketel)
Beschrijving( optioneel )
Checklist (optioneel): U kan hier verschillende onderdelen van de taak toevoegen
Klik op "Bevestigen" om uw gepersonaliseerde activiteit aan te maken.
De taak is nu terug te vinden in de geplande activiteiten van het geassocieerd contract/pand maar ook in het tabblad "Taken".
Als u een jaarlijkse herhaling heeft ingegeven, zal de taak 1 maand voor de datum verschijnen in het tabblad "mijn taken" en op de geplande acties op het geassocieerde contract/pand.
Als u een maandelijkse herhaling heeft aangegeven, zal de taak 2 weken voor de datum verschijnen in het tabblad "mijn taken" en op de geplande acties op het geassocieerde contract/pand.
Wanneer u op de activiteit klikt, word de volledig tekst en de checklist zichtbaar. U kan de onderdelen van de checklist afzonderlijk afvinken wanneer deze voltooid zijn.
De drie puntjes aan de rechterkant geven u de mogelijkheid om de activiteit te wijzigen of te verwijderen.
Wanneer u de activiteit heeft uitgevoerd klikt u op "Actie" en daarna op "Klaar". De activiteit verplaatst zich nu naar de historiek van uw pand of contract zodat u deze altijd kan raadplegen.
De activiteit zal ook verschijnen bij uw uit te voeren taken. Ze wordt weergegeven op een fiche zoals een indexatie of een achterstallige betaling. Ook hier kan u aanduiden dat u de activiteit heeft voltooid.