De afrekening starten
Open in het menu Eigendommen het betrokken gebouw, ga naar het tabblad Uitgaven, sectie Facturen, klik vervolgens op Acties en Afrekening van kosten.
De afrekening verloopt in vijf stappen.
Stap 1 — Keuze van de periode en de facturen
Kies de periode van de afrekening en selecteer de op te nemen facturen. Alle nog niet geregulariseerde facturen worden voorgesteld; die waarvan de periode samenvalt met de afrekening zijn standaard aangevinkt. Controleer de selectie (aan-/afvinken) en vergeet niet alle pagina's te doorlopen. U kunt in deze stap nog facturen toevoegen. Klik op Volgende.
Stap 2 — Verdeling van de facturen
Verdeel de facturen over de huurders. Afhankelijk van de kostencategorie zijn er drie methoden:
Verdeelsleutel: selecteer een bestaande sleutel (bijvoorbeeld de quotiteiten) of maak er een aan via Nieuwe verdeling.
Berekening van het meetbedrijf (water en verwarming): geef de bedragen op die aan elk contract worden toegewezen. De som van de toegewezen bedragen moet gelijk zijn aan het totaal van de te regulariseren facturen voor die categorie.
Werkelijke verbruiken (water, gas, elektriciteit): geef het verbruik van elke huurder of leegstand op. Bestaan er meterstanden dicht bij de data van de afrekening, dan worden de verbruiken automatisch afgeleid. Overschrijdt het verbruik van het gebouw de som van de individuele verbruiken, geef dan aan of het surplus ten laste van de eigenaar is of over de huurders wordt verdeeld volgens een sleutel.
Kies een methode per categorie en klik op Volgende.
Stap 3 — Selectie van de provisies
U kunt meerdere afrekeningen over dezelfde periode maken, maar eenzelfde provisiecategorie kan slechts één keer worden geselecteerd. Het totaal van de provisies hangt af van de in stap 1 gekozen periode; het gaat om het in het huurcontract voorziene bedrag, ongeacht of het effectief werd betaald.
Stap 4 — Overzicht
Het overzicht toont, per huurder, de verschuldigde bedragen min de verwachte provisies over de periode. Is het verschil positief, dan betaalt de huurder u het verschil terug; anders kan het saldo in het voordeel van de huurder zijn. Controleer het saldo van de huurder vóór elke terugbetaling: mogelijk heeft hij nog niet alle verwachte provisies betaald.
Klik op Details tonen om de verdeling per categorie te zien (beschrijving, bedrag en periode van elke factuur, toegepaste verdeelmethode en tijdsbasis). Klik op Bestanden om het document te bekijken dat verstuurd zal worden.
Om vanuit Smovin een regularisatiefactuur te genereren, activeert u Factuur genereren per contract; ze verschijnen daarna in Verkoopfacturen.
Stap 5 — Communicatie
Om de afrekeningen tegelijk naar alle huurders te sturen, klikt u op Bevestigen en versturen. Het versturen gebruikt de methoden uit uw voorkeuren. Het gaat om een groepscommunicatie: dezelfde inhoud gaat naar alle bestemmelingen (pas het bericht aan in alle betrokken talen).
Om later te versturen, klikt u op Bevestigen. De documenten staan op de pagina van de betrokken contracten; verstuur ze via de drie puntjes … en Versturen.
Het saldo van de huurder wordt twee weken na de datum van de afrekening bijgewerkt, om niet meteen een betalingsachterstand te creëren en de huurder tijd te geven om terug te betalen. Deze vervaldatum is aanpasbaar.