Vanuit de pagina van een gebouw kan u een afrekening kosten genereren door te klikken op "Portefeuille" en vervolgens op "Panden" en daar het gewenste pand selecteren. Bij de sectie "facturen" -> "Acties" -> afrekening van de kosten.
De afrekening van de kosten is verdeeld in 5 grote stappen :
Stap 1 : De periode en de facturen kiezen
Deze stap bestaat uit het kiezen van de periode waarover u uw afrekening wenst uit te voeren en het selecteren van de te integreren facturen.
Alle nog niet vereffende facturen zijn beschikbaar en de facturen waarvan de periode samenvalt met de vereffeningsperiode worden standaard geselecteerd.
Wij nodigen u uit te controleren of de selectie van facturen correct is: u hoeft alleen de betrokken facturen aan te vinken of niet aan te vinken bij deze afrekening. Als u een lange lijst met facturen hebt, vergeet dan niet alle pagina's te controleren.
💡 Wist u dat het tijdens deze stap nog mogelijk is om nieuwe facturen toe te voegen?
Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.
Stap 2 : Verdeling van de facturen
De rekeningen van het gebouw moeten worden verdeeld over de verschillende huurders. Afhankelijk van de belastingscategorie zijn er 3 distributiemethoden beschikbaar :
Gebruik een verdeelsleutel: hier kunt u ofwel een bestaande verdeelsleutel selecteren (bv. quota) of een nieuwe sleutel toevoegen door te klikken op "Nieuwe verdeling".
Toewijzen op basis van een berekening door het afrekeningsbedrijf (beschikbaar voor water en verwarming) : vermeld hier de bedragen die tijdens de afrekeningsperiode op elk contract moeten worden aangerekend.
⚠️ De som van de aangerekende bedragen moet gelijk zijn aan de totale som van de op deze categorie te vereffenen facturen.
Toewijzen op basis van werkelijk verbruik (voor water, gas en elektriciteit) : Vul hier het werkelijke verbruik van elke huurder of huurder zonder personeel in. Als u al eerder meterstanden hebt ingevoerd, kunt u die bekijken door met uw muis over Meterstandenhistorie te gaan.
💡 Indien het verbruik van het gebouw hoger is dan de som van de individuele verbruiken, gelieve aan te geven of het overschot ten laste moet komen van de verhuurder dan wel volgens een verdeelsleutel onder de huurders moet worden verdeeld.
Selecteer een toewijzingsmethode voor elke categorie en klik op Volgende om verder te gaan.
Stap 3 : Selectie van voorzieningen
Het is nu mogelijk om in dezelfde periode verschillende verrekeningen uit te voeren. Dezelfde categorie van voorzieningen kan echter slechts eenmaal worden geselecteerd.
Zo kunt u bijvoorbeeld voorzieningen voor servicekosten aftrekken bij de afrekening van gemeenschappelijke servicekosten.
U kunt de voorschotten op de onroerende voorheffing dan aftrekken bij de afrekening van de onroerende voorheffing.
Het totaal van de voorschotten hangt af van de in de eerste stap gekozen periode. Het betreft het bedrag van het voorschot dat in de huurovereenkomst is bepaald, ongeacht of het daadwerkelijk door de huurder is betaald.
Stap 4 : Samenvatting
U wordt nu doorverwezen naar de samenvatting van de afrekening: de door de huurders verschuldigde bedragen - de verwachte voorzieningen voor de periode.
Als het verschil tussen de kosten en de voorzieningen positief is, moet uw huurder u het verschil terugbetalen.
Zo niet, dan kan de aanpassing een saldo in het voordeel van uw huurder laten zien.
🚧 Wees voorzichtig, de huurder heeft misschien nog niet alle verwachte voorzieningen betaald. Controleer zijn saldo alvorens tot terugbetaling over te gaan.
Voor meer details over de uitsplitsing van de bedragen, klikt u op "Bekijk Details". De exacte uitsplitsing naar categorie van kosten wordt weergegeven, inclusief :
De beschrijving van elke factuur, het bedrag en de periode.
Een verklaring van de toegepaste verdeelsleutel, d.w.z. volgens een verdeelsleutel of volgens het werkelijke verbruik en de tijdsbasis (d.w.z. de periode waarin het contract actief was gedeeld door de periode van de factuur).
U kunt het document dat naar uw huurders zal worden gestuurd, bekijken door te klikken op Bestanden.
🏆 Als u een factuur op transactiebasis wilt genereren vanuit Smovin, moet u de knop Factuur genereren activeren op elk contractniveau. Deze zullen beschikbaar zijn in de sectie Verkoopfacturen van het tabblad Beheer (opgelet: alleen beschikbaar op de geavanceerde versie).
Dat is het, uw kosten zijn nu geregulariseerd, u hoeft alleen uw huurders te waarschuwen. Om dit te doen, klikt u op "Volgende".
Stap 5 : Communicatie
In deze rubriek kunt u binnenkort al uw afschriften in één klik versturen!
Klik intussen op "Bevestigen" om de afrekening te valideren.
Om de afrekening naar uw huurders te sturen, gaat u naar uw Taken, selecteert u de Aanpassing servicekosten taken en klikt u op Actie > Actie ondernemen en informeert u uw huurders.
Het saldo van de huurder zal 2 weken na de afwikkelingsdatum worden bijgewerkt, om te voorkomen dat er een betalingsachterstand ontstaat zodra de afwikkeling is voltooid en om de huurder de tijd te geven om terug te betalen.
Het saldo van de huurder wordt 2 weken na de datum van de afrekening bijgewerkt, om te voorkomen dat er vertraging in de betaling ontstaat zodra de afrekening eindigt en de huurder eventueel de tijd krijgt om terug te betalen.
💡Deze deadline kun je wijzigen
Wilt u de betaalde vergoedingen en provisies exporteren
Zo werkt het: Ga naar "Beheer" en vervolgens naar "Transacties".
