1. Het contract instellen voor facturatie
Open het contract (bij aanmaken of wijzigen) en ga naar de stap « Factureringsgegevens » :
Kies bij « Wat wenst u voor dit contract aan te maken? » de optie « Huurfacturen » (de andere opties zijn « Debetnota » en « Kennisgevingsberichten »).
Controleer de « Verzender van de factuur ».
Het veld « Huurder aan wie de facturen zullen worden geadresseerd » neemt de huurder van het contract over.
Voeg desgewenst een « Klantreferentie » toe (die verschijnt op elke factuur).
Bevestig het « Factuuradres » (standaard dat van het verhuurde pand).
Voeg eventueel een « Nota op het einde » toe : die tekst verschijnt op alle facturen van deze huurder.
Klik op « Opslaan ».
Vervolgens kunt u in de stap « Huur » btw toevoegen en personaliseren op de huur (en de variabele huur) via « Btw aanpassen ». In de stap « Huurlasten » kan de btw ook per provisie of forfait worden toegevoegd.
💡 Huurt een huurder meerdere panden en wilt u één enkele factuur voor het geheel, breng die panden dan onder in één contract.
2. Wat staat er op een huurfactuur
De factuur bevat de meeste verschuldigde bedragen van de periode : huur, variabele huur, forfait voor kosten, verminderingen en gratis periodes, correcties door indexatie of herziening, verwijlintresten, uitzonderlijke beheerskosten en afrekeningen van kosten (reeds gefactureerde bedragen worden geen tweede keer aangerekend).
Sommige bedragen verschijnen op een tweede pagina, het « Kennisgevingsbericht », en worden niet naar de boekhouding geëxporteerd (ze informeren de huurder enkel over de te betalen som) : provisies voor kosten, huurwaarborg, beginsaldo, bedragen van afbetalingsplannen.
📌 Verschuldigde bedragen van de categorie « Andere » worden nooit in de facturatie opgenomen.
3. De facturen genereren
Het genereren gebeurt via het menu « Verkoopfacturen » → « Facturen genereren » → « Huurfacturen ». Voor de stap-voor-stap uitleg (contracten selecteren, periode, overzicht, verzenden), zie : Hoe genereer ik verkoopfacturen op Smovin?.
4. Een reeds gegenereerde factuur beheren
Uw facturen zijn beschikbaar in « Verkoopfacturen » en op de pagina van elk betrokken contract. Klik op een factuur op de drie puntjes ⋮ om :
bepaalde niet-essentiële gegevens te « Wijzigen » (referentie, bankrekening, datum, vervaldatum… maar niet het bedrag) ;
de factuur te « Versturen », of te « Markeren als verzonden » als het versturen buiten Smovin gebeurde ;
te « Annuleer met creditnota » : dit genereert een creditnota van een gelijkwaardig bedrag en laat toe dezelfde periode opnieuw te factureren. ⚠️ Deze actie dient enkel om een factuurfout te corrigeren ; ze heeft geen invloed op het saldo van de huurder. Voor een creditnota die zichtbaar is in het saldo, gebruikt u een verkoopfactuur op maat ;
de « Factuur verwijderen » : enkel de laatst gegenereerde factuur kan worden verwijderd.
💡 Om te controleren of alles gefactureerd is, opent u het saldo van het contract : elk verschuldigd bedrag toont de status « Te factureren » of « Gefactureerd ».