Professionele verhuurders hebben onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid om huur met toepassing van BTW aan hun professionele huurders te factureren.
Als dit bij u het geval is, of als u huurfacturen zonder BTW wenst op te maken voor uw boekhoudkundige opvolging, dan kan u dit in enkele minuten op Smovin doen voor uw volledige portefeuille.
Bij het coderen van het contract
In het gedeelte 'Factureringsgegevens':
Geef aan dat u voor dit contract huurfacturen wilt genereren
Controleer de factuurafzender
Voeg de huurderreferentie toe die op elke factuur zal verschijnen (optioneel)
Bevestig het factuuradres (standaard dat van het gehuurde goed)
Voeg een eindnoot toe om te herhalen op alle facturen gericht aan deze huurder (optioneel)
PS: Als een huurder meerdere panden huurt (bijvoorbeeld een kantoor en meerdere parkeerplaatsen) en u voor alle panden één factuur wilt genereren, zorg er dan voor dat u één contract aanmaakt dat alle panden dekt.
In de sectie "Huur":
Voeg BTW toe aan de huurprijs en personaliseer het toegepaste tarief volgens uw behoeften. Ook is het mogelijk om een percentage van de huurprijs aan BTW te onderwerpen. Klik hiervoor op “BTW aanpassen”.
Als u een variabele huurprijs heeft toegevoegd, kan de BTW op dezelfde manier worden toegevoegd en aangepast.
In het gedeelte 'Kosten':
Bij elk toegevoegd type voorziening of pakket is het ook mogelijk om BTW toe te voegen en het toegepaste tarief te personaliseren.
2. Welke bedragen zijn opgenomen in de huurnota's?
De huurfacturen omvatten het merendeel van de bedragen die voor een bepaalde periode verschuldigd zijn:
Alle verschuldigde bedragen worden automatisch gegenereerd door de applicatie op basis van contractuele informatie: huur, variabele huur, vast tarief voor lasten, huurverlagingen en vrije huur
Correcties na indexatie of herwaardering
Rente voor laattijdige betaling (toegevoegd door de gebruiker)
Uitzonderlijke beheerskosten
Chargeregularisaties (toegevoegd door de gebruiker). Als u uw kosten op Smovin heeft geregulariseerd, heeft u normaal gesproken al de bijbehorende facturen gegenereerd. Indien dit het geval is, worden deze bedragen niet nogmaals gefactureerd.
Bepaalde bedragen verschijnen niet direct op de factuur, maar op een tweede pagina, genaamd "Due Notice". Deze bedragen worden tijdig niet naar de boekhouding geëxporteerd, maar informeren de huurder eenvoudigweg over de uit te voeren betaling:
Voorzieningen voor kosten
De huurgarantie
Het initiële saldo
Bedragen van het terugbetalingsplan
Let op: het is mogelijk om de provisies voor kosten op de factuur te tonen door de facturatie te personaliseren.
Verschuldigde bedragen in de categorie ‘Overig’ worden nooit meegenomen in de facturatie.
3. Genereer facturen
Ga nu naar het tabblad “Beheer” > sectie “Verkoopfacturen”.
Klik op de knop ‘Facturen genereren’. Er zijn twee keuzes voor u beschikbaar:
Huurfacturen genereren: met deze optie kunt u alle periodieke huurfacturen genereren.
Genereer aangepaste verkoopfacturen: Met deze optie kunt u één factuur/creditnota genereren voor het contract en het bedrag van uw keuze.
PS: Klik hier voor meer informatie over gepersonaliseerde verkoopfacturen.
Op het volgende scherm kunt u de contracten selecteren waarvoor u een factuur wilt genereren:
Enkel actieve contracten met de mogelijkheid 'huurfacturen' worden aangeboden.
Bij ieder contract kunt u op Smovin de laatst gefactureerde periode zien. Dit is leeg als dit de eerste keer is dat u uw facturen genereert.
De periode die nu wordt gefactureerd is standaard de eerste keer de huidige periode (maand, kwartaal, jaar, etc.) en daarna de volgende factureerbare periode. U kunt dit veld indien nodig wijzigen.
Er verschijnt een klokvormig pictogram als indexering op dit contract mogelijk is. Wij nodigen u uit om eerst de indexatie uit te voeren voordat u de factuur genereert, zodat het huurbedrag klopt.
Wanneer u uw keuze heeft gemaakt, klikt u op Volgende. U krijgt dan een overzicht te zien van de facturen die op het punt staan te worden gegenereerd:
Standaard zijn alle facturen gedateerd op de datum van vandaag. Deze datum moet voor alle facturen aangepast worden.
Indien dit nog niet het geval is, kan de klantreferentie alsnog worden toegevoegd.
Er kan ook een eindnotitie worden toegevoegd (let op, om de eindnotitie opnieuw te laten verschijnen bij de volgende facturatie, verdient het de voorkeur om deze op contractniveau toe te voegen. Als dezelfde eindnotitie op alle facturen moet verschijnen, ga dan naar de factureringsinstellingen ).
De voorgestelde vervaldatum is die van de betalingsdatum vermeld op het contract. Dit veld kan ook worden gewijzigd.
U kunt een voorbeeld van elke factuur bekijken door op het rode pictogram in de PDF-kolom te klikken. In dit stadium is het factuurnummer nog niet beschikbaar. Het wordt toegevoegd tijdens de definitieve validatie.
U kunt er in de volgende stap voor kiezen om facturen rechtstreeks naar de huurder te sturen. Dan kunt u al uw facturen in bulk naar elke huurder afzonderlijk sturen. Als u dit in dit stadium niet doet, moet elke factuur afzonderlijk worden verzonden.
Als u ervoor heeft gekozen om facturen onmiddellijk te verzenden, kunt u in het laatste scherm de gegevens van de ontvanger valideren. Houd er rekening mee dat elke verzending afzonderlijk wordt gedaan. Huurders hebben dus geen toegang tot de gegevens van andere huurders.
Alle gegenereerde facturen zijn beschikbaar in de sectie Verkoopfacturen van het tabblad Beheer en op elke relevante contractpagina.
De volgende acties zijn mogelijk:
Wijzig bepaalde niet-essentiële informatie op de factuur (niet het bedrag): referentie, bankrekening, datum, vervaldatum, enz.)
Bekijk de factuur
Verstuur de factuur of markeer deze als verzonden (indien dit buiten Smovin is gebeurd)
Annuleer de factuur -> hierdoor wordt een creditnota gegenereerd voor een gelijkwaardig bedrag en kunt u vervolgens opnieuw beginnen met factureren voor dezelfde periode. Let op, deze actie heeft geen effect op het huurdersaldo, deze wordt alleen gebruikt om een factuur te annuleren bij een fout aan jouw kant. Om een creditnota te genereren die zichtbaar is in het saldo van de huurder, gaat u naar het aanmaken van een gepersonaliseerde verkoopfactuur.
Om te controleren of alle door een huurder verschuldigde bedragen zijn gefactureerd, gaat u naar de balans van het contract. Bij elk verschuldigd bedrag kunt u dankzij de status 'Te factureren' of 'Gefactureerd' snel zien of alles in orde is.