Dat kan met een selectie van boekhoudsoftware (bv. ExactOnline, Winbooks, BOB 50, Horus, Octopus). Deze lijst kan evolueren. Staat uw software er niet bij, neem dan contact met ons op: in eerste instantie is het soms mogelijk om uw facturen in XLS- of CSV-formaat te exporteren en in uw boekhouding te importeren.
Om uw facturen vooraf te genereren, zie: Hoe periodieke huurfacturen genereren op Smovin? en Hoe verkoopfacturen genereren op Smovin?
Waar u uw exportvoorkeuren instelt
Klik in het linkermenu op Instellingen en vervolgens op het tabblad Boekhouding. De exportvoorkeuren worden per eigenaar beheerd: selecteer eerst de betrokken eigenaar.
Stap 1 — Selecteer uw boekhoudsoftware en breng de verbinding tot stand
Kies uw boekhoudsoftware uit de lijst met beschikbare software.
Volg de stappen om de verbinding tussen Smovin en uw account tot stand te brengen. Zie: Hoe koppel ik een externe boekhoudsoftware (via Chift)?
Stap 2 — Stel de exportvoorkeuren in
Klik op Exportvoorkeuren en vul de opeenvolgende schermen in:
Boekhoudrekeningen: geef de klasse 7-rekening op waarop elke categorie van gefactureerd bedrag (huur, forfait, enz.) moet worden geboekt. U kunt overal dezelfde rekening gebruiken, één rekening per categorie, of zelfs een andere rekening per contract. Is uw software gekoppeld, dan verschijnen de bestaande rekeningen al: u hoeft ze enkel te selecteren.
Analytische assen (optioneel): voeg tot 2 analytische assen toe, voor de categorieën van bedragen en/of de elementen van het patrimonium (pand of gebouw).
Huurders: voer voor elke huurder de klantcode in die u in uw boekhouding gebruikt.
BTW-codes: valideer de standaard voorgestelde overeenstemming van de btw-codes, of pas ze aan uw gebruik aan.
Boekhouddagboeken: geef aan in welke dagboeken de facturen moeten verschijnen. U kunt een apart dagboek instellen voor creditnota's en debetnota's.
⚠️ Als een klantcode, een boekhoudrekening of een analytische code in uw boekhouding wordt gewijzigd, werk dan uw exportvoorkeuren in Smovin handmatig bij. Anders moet het betrokken veld bij elke export handmatig worden ingevuld.
Stap 3 — Exporteer de facturen
Zodra uw voorkeuren zijn ingesteld, start u de export:
ofwel via de voorkeurenpagina;
ofwel via het menu Verkoopfacturen → Acties → Facturen exporteren.
Als een veld niet is ingevuld in uw voorkeuren, ontbreekt het en moet u het handmatig toevoegen via de 3 puntjes rechts van elke factuur. Zolang er een element ontbreekt, kan de export niet worden voltooid: controleer of de gegevens volledig zijn.