Met Smovin is het mogelijk om huurfacturen of andere verkoopfacturen voor uw huurders te genereren. Voor meer informatie kunt u onze speciale artikelen raadplegen:
Om te voorkomen dat u deze facturen handmatig opnieuw moet coderen in uw boekhouding, kunt u met Smovin verbinding maken met uw boekhoudsoftware en al uw facturen in slechts een paar klikken in één keer exporteren.
Dat kan met een keur aan boekhoudsoftware zoals ExactOnline, Winbooks, BO50, Horus en Octopus. Deze lijst evolueert regelmatig en maakt het mogelijk om steeds meer boekhoudsoftware aan te sluiten. Als uw software niet in de lijst voorkomt, neem dan contact met ons op voor meer informatie. Mogelijk is het in eerste instantie mogelijk om uw facturen in XLS- of CSV-formaat te exporteren en direct in uw boekhouding te importeren.
Voordat u de eerste export kunt uitvoeren, is het belangrijk om uw exportvoorkeuren te definiëren. Klik hiervoor rechtsboven op uw initialen, vervolgens op Mijn voorkeuren en ga vervolgens naar het tabblad Boekhouden.
Exportvoorkeuren worden beheerd door de Eigenaar. Selecteer dus de eigenaar van jouw keuze.
Stap 1: Selecteer uw boekhoudsoftware en breng de verbinding tot stand
Selecteer uw boekhoudsoftware uit de lijst met beschikbare software
Volg de stappen om de verbinding tussen Smovin en uw account tot stand te brengen
Stap 2: Stel exportvoorkeuren in
Klik op Exportvoorkeuren
Op het eerste scherm Boekhoudingsrekeningen geeft u de klasse 7-rekening aan waarop elke categorie van te factureren bedragen (huur, pakket, enz.) moet worden geregistreerd. Het is mogelijk om overal hetzelfde account te gebruiken of om per categorie een account te definiëren. Per categorie kunt u ook per contract een andere rekening definiëren. Als uw boekhoudsoftware is aangesloten, zijn de bestaande rekeningen al aanwezig in de lijst en hoeft u deze alleen maar te selecteren.
Op het tweede scherm Analytische Assen is het mogelijk om 2 analytische assen naar keuze toe te voegen, hetzij voor de categorieën van bedragen, hetzij voor de elementen van de activa (onroerend goed of gebouw) of zelfs voor beide.
Op het derde Huurdersscherm koopt u voor elke huurder de klantcode aan die u in uw boekhouding gebruikt.
Op het vierde scherm BTW-codes kunt u de overeenstemming van de BTW-codes die standaard door ons systeem zijn vastgelegd, valideren of deze naar eigen gebruik wijzigen.
Op het laatste Boekhouddagboekenscherm geeft u aan in welke dagboeken de facturen in uw boekhouding moeten verschijnen. Het is mogelijk om een apart journaal te definiëren voor creditnota's en debetnota's.
PS: als een klantcode, een boekhoudrekening of een analytische code in de boekhouding wordt gewijzigd, moet u uw exportvoorkeuren in Smovin handmatig aanpassen om deze wijziging weer te geven. Indien van toepassing dient u dit veld bij iedere export handmatig in te vullen.
Stap 3: Facturen exporteren
Wanneer uw voorkeuren zijn vastgesteld, kunt u beginnen met exporteren:
Ofwel via de voorkeurenpagina
Klik op de pagina Beheer > Verkoopfacturen op Actie > Facturen exporteren.
Als een veld in uw voorkeuren niet is ingevuld, ontbreekt het bijbehorende veld en moet u dit handmatig toevoegen door op de 3 stippen rechts van elke factuur te klikken. Als een element ontbreekt, kan de export niet worden voltooid. Zorg er dus voor dat de gegevens volledig zijn.