Met Smovin kunt u een periodieke kostenafrekening maken en die kosten doorrekenen aan de huurders (zie: Hoe maak ik een afrekening van de kosten?).
Om niet al uw aankoopfacturen opnieuw in Smovin te moeten invoeren, kunt u verbinding maken met uw boekhoudsoftware en meteen alle aankoopfacturen ophalen die er tijdens de periode zijn geregistreerd.
Dat kan met een selectie van boekhoudsoftware (bv. ExactOnline, Winbooks, BOB 50, Horus, Octopus). Deze lijst kan evolueren. Staat uw software er niet bij, neem dan contact met ons op: in eerste instantie is het soms mogelijk om uw facturen in XLS- of CSV-formaat te importeren.
Waar u uw importvoorkeuren instelt
Klik in het linkermenu op Instellingen en vervolgens op het tabblad Boekhouding. De importvoorkeuren worden per eigenaar beheerd: selecteer eerst de betrokken eigenaar.
Stap 1 — Selecteer uw boekhoudsoftware en breng de verbinding tot stand
Kies uw boekhoudsoftware uit de lijst met beschikbare software.
Volg de stappen om de verbinding tussen Smovin en uw account tot stand te brengen. Zie: Hoe koppel ik een externe boekhoudsoftware (via Chift)?
Stap 2 — Stel de importvoorkeuren in
Klik op Importvoorkeuren en vul de opeenvolgende schermen in:
Boekhoudrekeningen: selecteer de klasse 6-rekeningen waarop uw door te rekenen aankopen momenteel zijn geboekt. Zijn uw klasse 6-rekeningen gedefinieerd per soort aankoop (water, elektriciteit, onderhoud, enz.) en/of per gebouw of eenheid, geef dat hier dan ook aan. Hebt u één algemene rekening voor al uw aankopen, ga dan naar de volgende stap.
Analytische assen: voeg indien nodig analytische codes toe waarmee Smovin de factuurcategorie en het bijbehorende gebouw of eenheid kan identificeren. Deze stap is enkel nodig als de categorie en het gebouw niet uit de boekhoudrekening kunnen worden afgeleid.
BTW-codes: valideer de standaard voorgestelde overeenstemming van de btw-codes, of pas ze aan uw gebruik aan.
⚠️ Als een boekhoudrekening of een analytische code in uw boekhouding wordt gewijzigd, werk dan uw importvoorkeuren in Smovin handmatig bij. Anders moet het betrokken veld bij elke import handmatig worden ingevuld.
Stap 3 — Importeer de facturen
Zodra uw voorkeuren zijn ingesteld, start u de import:
ofwel via de voorkeurenpagina;
ofwel via het menu Aankoopfacturen → Acties → Facturen importeren.
Als een veld niet is ingevuld in uw voorkeuren (categorie of patrimonium), ontbreekt het en moet u het handmatig toevoegen via de 3 puntjes rechts van elke factuur. Zolang er een element ontbreekt, kan de import niet worden voltooid: controleer of de gegevens volledig zijn.