Naar de hoofdinhoud

Hoe importeert u uw aankoopfacturen vanuit uw boekhoudpakket?

Leopold Saelens avatar
Geschreven door Leopold Saelens
Meer dan een jaar geleden bijgewerkt

Met Smovin kunt u periodieke lasten berekenen en deze doorberekenen aan huurders.

Klik hier voor meer informatie over het tellen van kosten in Smovin.

Klik hier voor meer informatie over het tellen van kosten in Smovin.

Om u tijd te besparen en niet al uw inkoopfacturen opnieuw in Smovin te hoeven coderen, is het mogelijk om verbinding te maken met uw boekhoudsoftware om direct alle inkoopfacturen op te halen die daar gedurende de periode zijn geregistreerd.

Dat kan met een keur aan boekhoudsoftware zoals ExactOnline, Winbooks, BO50, Horus en Octopus. Deze lijst evolueert regelmatig en maakt het mogelijk om steeds meer boekhoudsoftware aan te sluiten. Als uw software niet in de lijst voorkomt, neem dan contact met ons op voor meer informatie. Mogelijk is het in eerste instantie mogelijk om uw facturen in XLS- of CSV-formaat te importeren.

Voordat u de eerste import kunt uitvoeren, is het belangrijk om uw importvoorkeuren te definiëren. Klik hiervoor rechtsboven op uw initialen, vervolgens op Mijn voorkeuren en ga vervolgens naar het tabblad Boekhouden.

Importvoorkeuren worden beheerd door de Eigenaar. Selecteer dus de eigenaar van jouw keuze.

Stap 1: Selecteer uw boekhoudsoftware en breng de verbinding tot stand

  • Selecteer uw boekhoudsoftware uit de lijst met beschikbare software

  • Volg de stappen om de verbinding tussen Smovin en uw account tot stand te brengen

Stap 2: Importvoorkeuren instellen

  • Klik op Importvoorkeuren

  • Op het eerste scherm Boekhoudingsrekeningen selecteert u de klasse 6-rekeningen waarin uw aankopen die u opnieuw wilt factureren momenteel zijn geregistreerd. Als uw klasse 6-rekeningen zijn gedefinieerd per soort aankoop (water, elektriciteit, onderhoud, enz.) en/of per gebouw of eenheid, is het belangrijk om dit bij deze stap ook aan te geven. Als u voor al uw aankopen een algemeen account heeft, gaat u verder met de volgende stap.

  • Op het tweede scherm Analytische Assen is het mogelijk om analytische codes toe te voegen waarmee Smovin de factuurcategorie en het bijbehorende gebouw of eenheid kan identificeren. Deze stap is alleen nodig als de categorie en het gebouw niet vanuit de boekhoudrekening kunnen worden gedefinieerd.

  • Op het derde scherm BTW-codes kunt u de overeenstemming van de BTW-codes die standaard door ons systeem zijn vastgelegd, valideren of deze naar eigen gebruik wijzigen.

PS: als een boekhoudaccount of een analytische code in de boekhouding wordt gewijzigd, moet u uw exportvoorkeuren in Smovin handmatig aanpassen om deze wijziging weer te geven. Indien van toepassing dient u dit veld bij iedere export handmatig in te vullen.

Stap 3: Facturen exporteren

Wanneer uw voorkeuren zijn vastgesteld, kunt u beginnen met importeren:

  • Ofwel via de voorkeurenpagina

  • Klik op de pagina Beheer > Inkoopfacturen op Actie > Facturen importeren.

Indien een veld bij uw voorkeuren (categorie of activa) niet is ingevuld, ontbreekt het bijbehorende veld en zal dit handmatig moeten worden toegevoegd door op de 3 puntjes rechts van elke factuur te klikken. Als een element ontbreekt, kan de import niet worden voltooid. Zorg er dus voor dat de gegevens volledig zijn.

Was dit een antwoord op uw vraag?