1. Paramétrer le contrat pour la facturation
Ouvrez le contrat (en création ou en modification) et allez à l'étape « Informations de facturation » :
À la question « Pour ce contrat, souhaitez-vous générer », choisissez « Factures de loyer » (les autres options étant « Notes de débit » et « Avis d'échéance »).
Vérifiez l'« Émetteur des factures ».
Le champ « Locataire à qui les factures seront adressées » reprend le locataire du contrat.
Ajoutez une « Référence client » si vous le souhaitez (elle apparaîtra sur chaque facture).
Confirmez l'« Adresse de facturation » (par défaut, celle du bien loué).
Ajoutez éventuellement une « Note de fin » : ce texte apparaîtra sur toutes les factures de ce locataire.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Ensuite, dans l'étape « Loyer », vous pouvez ajouter et personnaliser la TVA sur le loyer (et sur le loyer variable) via « Personnaliser la TVA ». Dans l'étape « Charges », la TVA peut aussi être ajoutée sur chaque provision ou forfait.
💡 Si un locataire loue plusieurs biens et que vous voulez une seule facture pour l'ensemble, regroupez ces biens dans un seul contrat.
2. Ce qui figure sur une facture de loyer
La facture reprend la plupart des montants dûs de la période : loyer, loyer variable, forfait pour charges, réductions et gratuités, corrections d'indexation ou de réévaluation, intérêts de retard, frais de gestion exceptionnels, et régularisations de charges (celles déjà facturées ne le sont pas une deuxième fois).
Certains montants apparaissent sur une seconde page, l'« Avis d'échéance », et ne sont pas exportés vers la comptabilité (ils informent simplement le locataire du paiement à effectuer) : provisions pour charges, garantie locative, solde initial, montants des plans de remboursement.
📌 Les montants dûs de catégorie « Autre » ne sont jamais inclus dans la facturation.
3. Générer les factures
La génération se fait depuis le menu « Factures de ventes » → « Générer les factures » → « Factures de loyer ». Pour le détail pas à pas (sélection des contrats, période, récapitulatif, envoi), suivez : Comment générer des factures de vente sur Smovin ?.
4. Gérer une facture déjà générée
Vos factures sont disponibles dans « Factures de ventes » et sur la page de chaque contrat concerné. Sur une facture, cliquez sur les trois points ⋮ pour :
« Modifier » certaines informations non essentielles (référence, compte en banque, date, échéance… mais pas le montant) ;
« Envoyer » la facture, ou « Marquer comme envoyé » si l'envoi a été fait hors Smovin ;
« Annuler avec note de crédit » : génère une note de crédit d'un montant équivalent et permet de refacturer la même période. ⚠️ Cette action sert uniquement à corriger une erreur de facturation ; elle n'a pas d'effet sur la balance du locataire. Pour une note de crédit visible dans la balance, passez par une facture de vente personnalisée ;
« Supprimer la facture » : seule la dernière facture générée peut être supprimée.
💡 Pour vérifier que tout est facturé, ouvrez la balance du contrat : chaque montant dû affiche le statut « À facturer » ou « Facturé ».