Les bailleurs professionnels ont la possibilité, sous certaines conditions, de facturer les loyers avec application de la TVA à leurs locataires professionnels.
Si c'est votre cas, ou encore si vous souhaitez créer des factures de loyer sans TVA pour votre suivi comptable, vous pouvez le faire sur Smovin en quelques minutes pour l'ensemble de votre patrimoine.
Lors de l'encodage du contrat
Dans la section "Informations de facturation" :
Indiquez que, pour ce contrat, vous souhaitez générer des factures de loyer
Vérifiez l'émetteur de la facture
Ajoutez la référence locataire qui apparaîtra sur chaque facture (optionnel)
Confirmez l'adresse de facturation (par défaut, celle du bien loué)
Ajoutez une note de fin à répéter sur toutes les factures adressées à ce locataire (optionnel)
NB: Si un locataire loue plusieurs biens (par exemple, un bureau et plusieurs places de parking) et que vous souhaitez générer une seule facture pour l'ensemble, assurez-vous de créer un seul contrat couvrant tous les biens.
Dans la section "Loyer":
Ajoutez la TVA au loyer et personnalisez le taux appliqué selon votre besoin. Il est également possible de soumettre un pourcentage du loyer à la TVA. Pour ce faire, cliquez sur "Personnaliser la TVA".
Si vous avez ajouté un loyer variable, la TVA peut être ajoutée et personnalisée de la même manière.
Dans la section "Charges":
Sur chaque type de provision ou forfait ajouté, il est également possible d'ajouter de la TVA et de personnaliser le taux appliqué.
2. Quels montants sont inclus dans les factures de loyer ?
Les factures de loyer reprennent la majorité des montants dûs d'une période donnée:
Tous les montants dûs générés automatiquement par l'application sur base des informations contractuelles: loyer, loyer variable, forfait pour charges, réductions de loyer et gratuités de loyer
Les corrections suite à indexation ou ré-évaluation
Les intérêts de retard (ajoutés par l'utilisateur)
Les frais de gestion exceptionnels
Les régularisations de charges (ajoutées par l'utilisateur). Si vous avez régularisé vos charges sur Smovin, vous avez déjà normalement généré les factures correspondantes. Si c'est le cas, ces montants ne seront pas facturés une deuxième fois.
Certains montants n'apparaissent pas directement sur la facture mais sur une deuxième page, nommée "Avis d'échéance". Ces montants en avis d'échéance ne seront pas exportés vers la comptabilité, ils permettent simplement d'informer le locataire du paiement à effectuer:
Les provisions pour charges
La garantie locative
Le solde initial
Les montants des plans de remboursement
NB: il est possible de faire apparaître les provisions pour charges dans la facture en personnalisant la facturation.
Les montants dûs de catégorie 'Autre' ne sont jamais inclus dans la facturation.
3. Générer les factures
Rendez-vous maintenant dans l'onglet "Gestion" > rubrique "Factures de vente".
Cliquez sur le bouton "Générer les factures". Deux choix s'offrent à vous:
Générer les factures de loyer: cette option vous permet de générer l'ensemble des factures de loyer périodiques.
Générer des factures de vente personnalisées: cette option vous permet de générer une facture/note de crédit unique pour le contrat et le montant de votre choix.
Sur l'écran suivant, vous pouvez sélectionner les contrats pour lesquels vous souhaitez générer une facture:
Seuls les contrats actifs avec l'option 'factures de loyer' sont proposés.
Pour chaque contrat, vous pouvez voir la dernière période facturée sur Smovin. Celle-ci est vide si c'est la première fois que vous générez vos factures.
La période à facturer maintenant est par défaut la période en cours (mois, trimestre, année, etc) la première fois et ensuite, la prochaine période facturable. Vous pouvez modifier ce champ si nécessaire.
Une icône en forme de cloche apparait si une indexation est possible sur ce contrat. Nous vous invitons à procéder à l'indexation avant de générer la facture pour que le montant du loyer soit correct.
Quand vous avez fait votre sélection, cliquez sur suivant. Vous pourrez alors voir un récapitulatif des factures qui sont sur le point d'être générées:
Par défaut, toutes les factures sont datées à la date du jour. Cette date pour être modifiée pour l'ensemble des factures.
La référence client peut encore être ajoutée si ce n'est pas encore le cas.
Une note de fin peut être également ajoutée (attention, pour que la note de fin apparaisse à nouveau lors de la prochaine facturation, il est préférable de l'ajouter au niveau du contrat. Si la même note de fin doit apparaître sur toutes les factures, veuillez vous rendre dans les paramètres de personnalisation de facturation).
La date d'échéance proposée est celle de la date de paiement indiquée sur le contrat. Ce champ peut également être modifié.
Vous pouvez prévisualiser chaque facture en cliquant sur l'icône rouge dans la colonne PDF. A ce stade, le numéro de facture n'est pas encore disponible. Il sera ajouté lors de la validation finale.
Vous pouvez choisir d'envoyer les factures directement au locataire à l'étape suivante. Si c'est le cas, vous pourrez envoyer toutes vos factures en masse à chaque locataire séparément. Si vous ne le faites pas à ce stade, chaque facture devra être envoyée séparément.
Si vous avez choisi d'envoyer immédiatement les factures, le dernier écran vous permet de valider les informations des destinataires. Veuillez noter que chaque envoi est fait séparément. Les locataires n'auront donc pas accès aux informations des autres locataires.
Toutes les factures générées sont disponibles dans la rubrique Factures de vente de l'onglet de Gestion ainsi que sur chaque page de contrat concernée.
Les actions suivantes sont possibles:
Modifier certaines informations non-clés de la facture (pas le montant): référence, compte en banque, date, échéance, etc)
Visualiser la facture
Envoyer la facture ou la marquer comme envoyée (si cela a été fait hors Smovin)
Annuler avec note de crédit (la facture) -> cela génèrera une note de crédit d'un montant équivalent et il vous sera alors possible de recommencer la facturation pour la même période. Attention, cette action n'a pas d'effet sur la balance locataire, elle sert uniquement à annuler une facture en cas d'erreur de votre côté. Pour générer une note de crédit qui soit visible dans la balance du locataire, veuillez vous rendre dans la création d'une facture de vente personnalisée.
Supprimer la facture : uniquement la dernière facture générée pourra être supprimée.
Pour vérifier que tous les montants dûs par un locataire ont bien été facturés, rendez-vous sur la rubrique balance du contrat. Sur chaque montant dû, le statut 'A facturer' ou 'Facturé' vous permettra d'identifier rapidement si tout est en ordre.