Smovin permet de réaliser un décompte des charges périodiques et de refacturer ces charges aux locataires (voir : Comment réaliser un décompte des charges ?).
Pour ne pas devoir ré-encoder toutes vos factures d'achat dans Smovin, vous pouvez vous connecter à votre logiciel comptable et récupérer instantanément toutes les factures d'achat qui y ont été enregistrées durant la période.
C'est possible avec une sélection de logiciels comptables (par ex. ExactOnline, Winbooks, BOB 50, Horus, Octopus). Cette liste est susceptible d'évoluer. Si votre logiciel n'y figure pas, contactez-nous : il est parfois possible, dans un premier temps, d'importer vos factures au format XLS ou CSV.
Où définir vos préférences d'import
Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur l'onglet Comptabilité. Les préférences d'import sont gérées par propriétaire : sélectionnez d'abord le propriétaire concerné.
Étape 1 — Sélectionner votre logiciel comptable et établir la connexion
Choisissez votre logiciel comptable dans la liste des logiciels disponibles.
Suivez les étapes pour établir la connexion entre Smovin et votre compte. Voir : Comment connecter un logiciel comptable externe (via Chift) ?
Étape 2 — Définir les préférences d'import
Cliquez sur Préférences d'import, puis complétez les écrans successifs :
Comptes comptables : sélectionnez les comptes de classe 6 dans lesquels sont actuellement enregistrés vos achats à refacturer. Si vos comptes de classe 6 sont définis par type d'achat (eau, électricité, entretien, etc.) et/ou par immeuble ou unité, indiquez-le également ici. Si vous avez un compte général pour tous vos achats, passez à l'étape suivante.
Axes analytiques : ajoutez, si besoin, des codes analytiques permettant à Smovin d'identifier la catégorie de facture et l'immeuble ou l'unité associés. Cette étape n'est nécessaire que si la catégorie et l'immeuble ne peuvent pas être déduits du compte comptable.
Codes TVA : validez la correspondance des codes TVA proposée par défaut, ou modifiez-la selon votre usage.
⚠️ Si un compte comptable ou un code analytique est modifié dans votre comptabilité, mettez à jour manuellement vos préférences d'import dans Smovin. Sinon, le champ concerné devra être complété manuellement à chaque import.
Étape 3 — Importer les factures
Une fois vos préférences établies, lancez l'import :
soit depuis la page des préférences ;
soit depuis le menu Factures d'achats → Actions → Importer les factures.
Si un champ n'a pas été renseigné dans vos préférences (catégorie ou patrimoine), il sera manquant et devra être ajouté manuellement via les 3 points à droite de chaque facture. Tant qu'un élément manque, l'import ne peut pas aboutir : vérifiez la complétude des données.