Smovin permet de réaliser un décompte des charges périodiques et de re-facturer ces charges aux locataires.
Pour en savoir plus sur le décompte des charges dans Smovin, c'est par ici.
Afin de vous faire gagner et ne pas devoir ré-encoder toutes vos factures d'achat dans Smovin, il est possible de vous connecter à votre logiciel comptable afin de récupérer instantanément toutes les factures d'achat qui y ont été enregistrées durant la période.
Ceci est possible avec une sélection de logiciels comptables comme ExactOnline, Winbooks, BO50, Horus et Octopus. Cette liste évolue régulièrement et permet de connecter de plus en plus de logiciels comptables. Si votre logiciel n'apparait pas dans la liste, veuillez nous contacter pour en savoir plus. Il sera éventuellement possible dans un premier temps d'importer vos factures dans le format XLS ou CSV.
Avant de pouvoir réaliser le premier import, il est important de définir vos préférences d'import. Pour ce faire, cliquez sur vos initiales en haut à droite puis sur Mes préférences et ensuite rendez vous sur l'onglet Comptabilité.
Les préférences d'import sont gérées par Propriétaire. Sélectionnez donc le propriétaire de votre choix.
Etape 1: Sélectionnez votre logiciel comptable et établir la connexion
Sélectionnez parmi la liste de logiciels disponibles votre logiciel comptable
Suivez les étapes pour établir la connexion entre Smovin et votre compte
Etape 2 : Définir les préférences d'import
Cliquez sur Préférences d'import
Sur le premier écran Comptes comptables, veuillez sélectionner les comptes de classe 6 dans lequel sont actuellement enregistrées vos achats à re-facturer. Si vos comptes de classe 6 sont définis par type d'achat (eau, électricité, entretien, etc) et/ou par immeuble ou unité, il est important de l'indiquer également à cette étape. Si vous avez un compte général pour tous vos achats, veuillez passer à l'étape suivante.
Sur le deuxième écran Axes Analytiques, il est possible d'ajouter des codes analytiques permettant à Smovin d'identifier la catégorie de facture et l'immeuble ou unité associée. Cette étape est uniquement nécessaire si la catégorie et l'immeuble ne peut pas être définie à partir du compte comptable.
Sur le troisième écran Codes TVA, vous pouvez valider la correspondance des codes TVA établies par défaut par notre système ou les modifier selon votre propre utilisation.
Attention, si un un compte comptable ou un code analytique est modifié dans la comptabilité, il faut modifier manuellement vos préférences d'export dans Smovin afin de refléter ce changement. Le cas échéant, vous devrez remplir ce champ manuellement lors de chaque export.
Etape 3 : Importer les factures
Quand vos préférences ont été établies, vous pouvez commencer l'import:
Soit à partir de la page des préférences
Soit à partir de la page Gestion > Factures d'achat, cliquez sur Action > Importer les factures.
Si un champ n'a pas été renseigné dans vos préférences (catégorie ou patrimoine), le champ correspondant sera manquant et devra être ajouté manuellement en cliquant sur les 3 points à droite de chaque facture. Si un élément est manquant, l'import ne pourra pas être mené à bien, veuillez donc bien vous assurer de la complétude des données.
Vous préférez une explication par vidéo? C'est par ici: