Deze gegevens correct invullen is essentieel: op basis daarvan berekent Smovin automatisch de huuropvragingen, de indexaties en de betalingsachterstanden.
Het formulier openen
Klik in het menu links op Contracten.
Klik rechtsboven op Contract toevoegen.
Selecteer Ik heb mijn huurcontract al getekend en klik op Verdergaan.
💡 Hebt u geen tijd om alles in te vullen? Klik op Annuleren: uw ontwerp wordt 30 dagen bewaard en blijft toegankelijk vanaf de pagina van het betrokken pand.
1. Algemene informatie
Selecteer onder Eigendommen het pand of de panden in kwestie. Eén contract kan meerdere panden dekken (bijvoorbeeld een appartement en een parking).
Kies het Type huurcontract: Hoofdverblijfplaats, Gemeen recht, Handelshuurovereenkomst of Studentenhuisvesting. Deze keuze is belangrijk: ze bepaalt de berekening van de opzeg- en verlengingstermijnen.
Kies de Communicatietaal met de huurder(s): Frans, Nederlands of Engels.
Klik op Volgende.
2. Huurders & borgstellers
Open onder Huurders de lijst en selecteer een reeds ingegeven huurder. Is het een nieuwe huurder, klik dan op + Toevoegen en vul zijn gegevens in. Hergebruik altijd een bestaande huurder in plaats van hem opnieuw in te geven: dit vermijdt dubbels en maakt de automatische betalingsopvolging betrouwbaarder.
Bij meerdere huurders duidt u de hoofdhuurder aan door erop te klikken.
Selecteer onder Borgstellers een bestaande borgsteller of klik op + Toevoegen (optioneel).
Klik op Volgende.
3. Betalingsinformatie
Kies de Huurgeneratieregel:
Maand volgens contract: begint het contract op de 7e van de maand, dan wordt de huur berekend van de 7e tot de 6e van de volgende maand.
Kalendermaand: er wordt een pro rata berekend tot de laatste dag van de beginmaand, daarna wordt de huur per volledige maand opgevraagd; op het einde van het contract wordt opnieuw een pro rata berekend.
Kies de Betalingsfrequentie: Maandelijks, Om de twee maanden, Per trimester, Half jaarlijks of Jaarlijks.
Selecteer de Betalingsdag (bijvoorbeeld de 1ste dag van de maand). Vanaf die dag wordt een niet-ontvangen betaling als achterstal beschouwd.
Klik op Volgende.
4. Factureringsgegevens
Geef aan wat u voor dit contract wilt aanmaken: Huurfacturen, Debetnota of Kennisgevingsberichten.
Selecteer de Verzender van de factuur.
Controleer de huurder aan wie de facturen zullen worden geadresseerd.
Vul indien nodig de Klantreferentie en het Factuuradres in (straatnaam, nummer, bus, postcode, gemeente, land).
Voeg eventueel een Eindnoot toe: deze tekst verschijnt op de factuur die naar de huurder wordt verzonden.
Klik op Volgende.
5. Contract datums
Vul de datum Opgemaakt op en de Begindatum van het contract in.
Kies de Initiële duur: 6 maanden, 1 jaar, 9 jaren, Onbepaalde duur of Andere. Bij Andere voert u de einddatum handmatig in.
Geef de datums in zoals ze in het getekende contract staan. Werd het contract al verlengd en is de oorspronkelijke einddatum voorbij, geef dan de huidige einddatum in.
Klik op Volgende.
6. Contractuele beëindiging (optioneel)
Afhankelijk van het type contract en de ingegeven datums stelt Smovin mogelijke beëindigingsregels voor. U kunt ze controleren, Wijzigen of Verwijderen, en daarna op Volgende klikken.
7. Huur
Vul de Initiële maandelijkse huur in. Dat is de huur uit het contract; de indexatie wordt op die basis berekend.
Geef aan of de huur geïndexeerd wordt (Ja / Nee).
Activeer de btw indien van toepassing en voeg eventueel een korting toe via Reductie toevoegen.
Voor huurcontracten van gemeen recht en handelshuurovereenkomsten kunt u daarnaast een progressieve huur instellen, de huur op maandelijkse of jaarlijkse basis uitdrukken, de indexatieregels personaliseren, kortingen of gratis maanden toevoegen, en de op de huur toegepaste btw personaliseren. Elk van deze opties wordt uitgelegd in een specifieke FAQ: progressieve huur, gepersonaliseerde indexatie, kortingen, gratis maanden, gedeeltelijke btw.
Dekt het contract meerdere panden, geef dan de huur van elk pand afzonderlijk in (handig om later panden toe te voegen of te verwijderen). Hoeft u ze niet te onderscheiden, zet dan de totale huur op het eerste pand en 0 op de volgende. Klik op Volgende.
8. Huurlasten
Kies de basis van de kosten: Maandelijkse basis of Jaarlijkse basis.
Klik op Provisies toevoegen of Forfaitair bedrag toevoegen. Het onderscheid is belangrijk voor de latere kostenafrekening: alleen provisies worden daarin verrekend.
Een forfait kan samen met de huur worden geïndexeerd via de indexatieoptie.
Voor huurcontracten van gemeen recht en handelshuurovereenkomsten kunt u btw toepassen op elke provisie en elk forfait.
Dekt het contract meerdere panden, voeg dan de kosten per pand toe, of geef het geheel op het eerste pand in. Klik op Volgende.
9. Bankrekeningen (optioneel)
Selecteer de rekening van de eigenaar waarop de huur wordt betaald, of klik op + Toevoegen om een nieuwe rekening te registreren. U kunt aangeven welk bedrag op welke rekening wordt gestort. Klik op Volgende.
10. Huurwaarborg (optioneel)
Klik op Nieuwe storting toevoegen om aan te geven op welke manier de waarborg werd samengesteld en om de bijbehorende gegevens in te vullen. De waarborg kan ook later worden toegevoegd. Klik op Volgende.
11. Overzicht
Controleer de samenvatting van het contract (pand, totale huur, huurlasten, huurders, borgstellers, datums getekend op, begin en einde) en klik op Bevestigen.
Na de aanmaak: Start uw beheer
Zodra het contract geregistreerd is, biedt Smovin een Checklist nieuw contract aan om niets te vergeten:
Contract: het huurcontract opstellen, ondertekenen, het getekende contract in Smovin toevoegen, het op MyRent registreren, het registratiebewijs in Smovin toevoegen.
Plaatsbeschrijving: uitvoeren, in Smovin toevoegen, op MyRent registreren, het registratiebewijs in Smovin toevoegen.
Huurwaarborg: een bewijs aan de huurder vragen (of een digitale waarborg voorstellen), daarna het bewijs in Smovin toevoegen.
Woningverzekering: een bewijs aan de huurder vragen, daarna in Smovin toevoegen.
Sleutels: de sleutels aan de huurder(s) overhandigen.
In de sectie Communicatie kunt u de automatiseringen voor deze huurder activeren: Indexatie, Huurkwitantie, en de aanmaningen bij achterstal (Vriendelijke herinnering, Eerste herinnering, Tweede herinnering, Formele ingebrekestelling). Via de link De verzendmethoden aanpassen stemt u de verzending af op deze huurder.