Avec Smovin, il est possible de générer des factures de loyer ou autre facture de vente pour vos locataires. Pour en savoir plus, veuillez consulter nos articles dédiés:
Pour éviter de devoir ré-encoder ces factures manuellement dans votre comptabilité, Smovin vous permet de vous connecter à votre logiciel comptable et d'exporter en quelques clics toutes vos factures en une seule fois.
Ceci est possible avec une sélection de logiciels comptables comme ExactOnline, Winbooks, BO50, Horus et Octopus. Cette liste évolue régulièrement et permet de connecter de plus en plus de logiciels comptables. Si votre logiciel n'apparait pas dans la liste, veuillez nous contacter pour en savoir plus. Il sera éventuellement possible dans un premier temps d'exporter vos factures dans le format XLS ou CSV, et de l'importer directement dans votre comptabilité.
Avant de pouvoir réaliser le premier export, il est important de définir vos préférences d'export. Pour ce faire, cliquez sur vos initiales en haut à droite puis sur Mes préférences et ensuite rendez vous sur l'onglet Comptabilité.
Les préférences d'export sont gérées par Propriétaire. Sélectionnez donc le propriétaire de votre choix.
Etape 1: Sélectionnez votre logiciel comptable et établir la connexion
Sélectionnez parmi la liste de logiciels disponibles votre logiciel comptable
Suivez les étapes pour établir la connexion entre Smovin et votre compte
Etape 2 : Définir les préférences d'export
Cliquez sur Préférences d'export
Sur le premier écran Comptes comptables, veuillez indiquer le compte de classe 7 dans lequel doivent être enregistrées chaque catégorie de montant à facturer (loyer, forfait, etc). Il est possible d'utiliser le même compte partout ou de définir un compte par catégorie. Pour chaque catégorie, vous pouvez également définir un compte différent par contrat. Si votre logiciel comptable a été connecté, les comptes existants sont déjà présents dans la liste et il vous suffit de le sélectionner.
Sur le deuxième écran Axes Analytiques, il est possible d'ajouter 2 axes analytiques de votre choix, soit pour les catégories de montants, soit pour les éléments du patrimoine (bien ou immeuble) ou encore pour les 2. Cette étape est optionnelle.
Sur le troisième écran Locataires, veuillez acheter le code client utilisé dans votre comptabilité pour chaque locataire.
Sur le quatrième écran Codes TVA, vous pouvez valider la correspondance des codes TVA établies par défaut par notre système ou les modifier selon votre propre utilisation.
Sur le dernier écran Journaux Comptables, veuillez indiquer les journaux dans lesquels les factures devront apparaitre dans votre comptabilité. Il est possible de définir un journal séparé pour les notes de crédit et les notes de débit.
Attention, si un code client ou un compte comptable ou un code analytique est modifié dans la comptabilité, il faut modifier manuellement vos préférences d'export dans Smovin afin de refléter ce changement. Le cas échéant, vous devrez remplir ce champ manuellement lors de chaque export.
Etape 3 : Exporter les factures
Quand vos préférences ont été établies, vous pouvez commencer l'export:
Soit à partir de la page des préférences
Soit à partir de la page Gestion > Factures de vente, cliquez sur Action > Exporter des factures.
Si un champ n'a pas été renseigné dans vos préférences, le champ correspondant sera manquant et devra être ajouté manuellement en cliquant sur les 3 points à droite de chaque facture. Si un élément est manquant, l'export ne pourra pas être mené à bien, veuillez donc bien vous assurer de la complétude des données.
Vous préférez une explication par vidéo? C'est par ici: