In de praktijk
Open het contract en daarna het tabblad Reconciliatie. Selecteer een betaling links, vink het overeenkomstige verschuldigde bedrag (of bedragen) rechts aan en klik op Opslaan.
Dat volstaat in de meeste gevallen. De onderstaande secties behandelen de toegangswegen, het scherm en enkele veelvoorkomende situaties.
Waar heeft u toegang tot de reconciliatie?
Vanuit een contract: het tabblad Reconciliatie (een teller toont de elementen die op afstemming wachten).
Vanuit het Dashboard: de kaart Betaling te koppelen, die de betrokken contracten oplijst; klik op een contract om de reconciliatie ervan te openen.
Meteen na het handmatig toevoegen van een betaling: het scherm opent automatisch.
Het reconciliatiescherm in detail
Het scherm heet Betalingsreconciliatie en heeft twee kolommen: links de Inkomende betalingen (en terug te betalen bedragen) om af te stemmen; rechts de Te ontvangen bedragen (en uitgaande betalingen) om af te stemmen.
Selecteer één betaling links (keuzerondje).
Vink rechts het verschuldigde bedrag (of bedragen) aan dat ze dekt (selectievakjes). Eén betaling kan meerdere verschuldigde bedragen dekken, of er slechts een deel van.
Klik op Opslaan.
Elke regel toont zijn status via een randkleur: rood zolang die niet gereconcilieerd is, groen (Gereconcilieerd) zodra die gereconcilieerd is, oranje (Gedeeltelijk afgestemd) wanneer een betaling slechts een deel van een bedrag dekt, of zelf maar deels gedekt is. De betaling toont dan het detail, bijvoorbeeld "113,00 € / 234,00 €".
Tip: filter op jaar en periode (Hele jaar, Q1–Q4, Einde van het jaar) om een transactie sneller terug te vinden.
Bestaat het verschuldigde bedrag nog niet? Klik op Een transactie toevoegen om het vanuit dit scherm aan te maken.
Een koppeling ongedaan maken? Selecteer de betaling links, vink het gekoppelde verschuldigde bedrag (of bedragen) rechts uit en klik op Selectie ontkoppelen.
Goed om te weten
De reconciliatie staat los van het saldo. Een contract kan volledig gereconcilieerd zijn met een positief, negatief of nul saldo. Reconciliëren wijzigt het saldo niet; het verklaart waaruit het is samengesteld.
De meeste reconciliaties gebeuren automatisch, wanneer een betaling exact overeenkomt met een verschuldigd bedrag. In de andere gevallen — een bedrag dat niet overeenkomt, of meerdere verschuldigde bedragen die tegelijk openstaan — reconcilieert u handmatig.
Veelvoorkomende voorbeelden
Inhaalindexering — de huurder betaalt meerdere maanden in één keer → koppel deze betaling aan de huren die gedeeltelijk onbetaald bleven.
Toegekende vermindering — voeg de vermindering toe en koppel ze aan de betrokken huur; de effectieve betaling koppelt daarna eenvoudig aan die verlaagde huur.
Terugbetaling — registreer het terug te betalen bedrag en de uitgaande betaling, en koppel ze: zo houdt u een duidelijk bewijs dat de terugbetaling is uitgevoerd.