Vous avez ajouté vos biens et immeubles à l'application et vous vous apprêtez à encoder votre premier contrat.

Pour ajouter un contrat de bail, cliquez sur le '+' en haut à droite puis sur Ajouter un contrat.

Le formulaire du contrat est divisé en plusieurs sections.

💡 Si vous n'avez pas le temps de compléter tout le formulaire, aucun problème : vous pouvez sauvegarder les informations introduites en cliquant sur Annuler. Votre ébauche de contrat sera disponible pour une durée de 30 jours depuis la page du bien associé.

Quelles sont les sections à compléter ?

Vous devez indiquer pour quel(s) bien(s) vous ajouter un contrat (un contrat peut couvrir plusieurs unités locatives, comme par exemple un appartement et un parking).

Sélectionnez ensuite le type de contrat: résidence principale, bail civil (aussi appelé bail de droit commun, regroupant les résidences secondaires, garages, bureaux et parkings) et logements étudiants.

Déterminez enfin la langue dans laquelle vous souhaitez communiquer avec le(s) locataire(s).

2. Locataires et garants

En cliquant sur " Sélectionner", une liste de personnes déjà encodées dans l'application apparaît (évitez de ré-encoder le même locataire plusieurs fois) . S'il s'agit d'un nouveau locataire, cliquez sur " + Ajouter" et introduisez ses coordonnées personnelles.

Si vous avez plusieurs locataires, il est nécessaire de définir un locataire principal. Il suffit de cliquer sur celui-ci.

Cliquez ensuite sur "suivant".

3. Informations de paiement

Vous devez d'abord indiquer la règle d'appel des loyers. Vous avez deux options:

Indiquez ensuite le jour de paiement du loyer : c'est à partir de cette date que le système considérera qu'il y a un retard de paiement si aucun paiement n'a été reçu.

Finalement, pour les baux civils et commerciaux, il est possible de choisir dans cette section la fréquence de paiement des loyers.

4. Dates clés

À l'étape suivante, vous encodez les dates du contrat. Si le contrat a déjà été prolongé, vous devez saisir la date de fin actuelle. Si cela diffère de la période suggérée, vous pouvez cliquer sur "autre" et entrer la date manuellement. Cliquez sur "suivant" pour continuer.

5. Loyer

Indiquez d'abord le prix de la location et précisez s'il a déjà été indexé dans le passé. Si oui, veuillez indiquer la date de la dernière indexation (utile si vous souhaitez créer un historique de transactions dans Smovin).

💡 Si vous avez plusieurs biens dans un même contrat, il vous sera nécessaire d'indiquer le loyer lié à chaque bien individuellement (pour permettre d'en retirer/ajouter dans le futur). Si vous n'avez pas besoin de les différencier, vous pouvez mettre l'ensemble du loyer sur le premier bien et 0 EUR sur les suivants.

Spécificités des baux commerciaux et civils:

6. Charges

Choisissez d'ajouter des provisions ou un forfait et ensuite, le type de charges: charges locatives, précompte immobilier ou autre.

Nous faisons une distinction entre un montant forfaitaire et provisionnel. Ceci est important pour faire le décompte des charges plus tard (seules les provisions en seront déduites).

Si vous avez choisi d'ajouter un forfait, il est également possible de l'indexer en même temps que le loyer en activant le bouton Montant indexable.

💡 Si vous avez plusieurs biens liés à ce contrat, il vous sera nécessaire d'ajouter les charges pour chaque bien ou d'indiquer l'ensemble sur le premier bien.

Spécificités pour les contrats commerciaux et civils:

Pour ces types de contrat, vous pouvez appliquer de la TVA (de 21% si le bien est situé en Belgique et 20% en France) sur chaque provision et forfait.

7. Comptes en banque

Indiquez ensuite sur quel compte bancaire vous recevrez le loyer et les charges. En cliquant sur sélectionner, il vous est possible de sélectionner les comptes en banque déjà enregistrés. Si le compte bancaire n'est pas encore dans l'application, vous pouvez l'ajouter immédiatement.

Vous avez également la possibilité de spécifier sur quel compte sera versé quel montant.

8. Garantie locative

Enfin, vous pouvez saisir les détails de la garantie locative.
Vous indiquez par quel moyen vous avez reçu la garantie locative et saisissez les informations correspondantes.
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Pour finir, voici quelques informations essentielles pour encoder correctement vos contrats dans l'application.

Vous ne pouvez ajouter qu'un seul contrat en même temps à l'application. N'oubliez pas de vérifier qu'il n'y a pas de contrat déjà encodé dans l'application pour ce bien sur la période de votre nouveau contrat. Si c'est le cas, n'oubliez pas de changer la date de fin du contrat existant avant d'ajouter le nouveau contrat.
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Il est important de choisir le bon type de contrat. En effet le calcul des délais de renonciations et de prolongations sont déterminés par le type de bail. 

Si votre locataire existe déjà dans l'application vous devez le sélectionner dans la liste des locataires existants et afin ne pas créer de doublons. En réutilisant les locataires existants, vous gardez une application plus simple à utiliser et vous facilitez le travail de l'algorithme pour le suivi automatique des paiements.

Dans un premier temps, l'application vous invite à indiquer les dates convenues lors de la signature du bail. La date de fin initiale correspond donc à la date de fin indiquée dans le bail.
Si la date de fin initiale est dépassée vous pouvez indiquer que le contrat a été prolongée par la passé et ajouter la date de fin actuelle du contrat.

Les informations financières permettent à l'application de faire le suivi automatique des loyers et des indexations. Il est donc très important de bien remplir les informations.
Le loyer initial correspond au loyer indiqué dans le bail. C'est sur cette base que l'indexation sera calculée chaque année. Si le montant du loyer actuel est différent, vous pouvez ajouter le montant du loyer actuel en indiquant que le loyer a été indexé par le passé.
Pour le calcul des retards de paiement, l'application se base sur le jour attendu de paiement des loyers tel que cela est indiqué dans le contrat de bail.