Une fois vos unités et immeubles encodés, vous pouvez créer votre premier contrat de bail. Le formulaire est découpé en plusieurs sections que vous remplissez les unes après les autres, puis vous confirmez.
Bien remplir ces informations est essentiel : c'est sur cette base que Smovin calcule automatiquement les appels de loyer, les indexations et les retards de paiement.
Ouvrir le formulaire
Dans le menu de gauche, cliquez sur Contrats.
En haut à droite, cliquez sur Nouveau contrat.
Sélectionnez J'ai déjà mon bail signé, puis cliquez sur Continuer.
💡 Si vous n'avez pas le temps de tout compléter, cliquez sur Annuler : votre ébauche est conservée pendant 30 jours et reste accessible depuis la page de l'unité concernée.
1. Informations générales
Sous Propriétés, sélectionnez la ou les unités concernées. Un contrat peut couvrir plusieurs unités (par exemple un appartement et un parking).
Choisissez le Type de bail : Résidence principale, Bail de droit commun, Commercial ou Logement étudiant. Ce choix est important : il détermine le calcul des délais de préavis et de prolongation.
Choisissez la Langue de communication avec le(s) locataire(s) : Français, Néerlandais ou Anglais.
Cliquez sur Suivant.
2. Locataires & garants
Sous Locataires, ouvrez la liste et sélectionnez un locataire déjà encodé. S'il est nouveau, cliquez sur + Ajouter et renseignez ses coordonnées. Réutilisez toujours un locataire existant plutôt que de le ré-encoder : cela évite les doublons et fiabilise le suivi automatique des paiements.
Si le bail compte plusieurs locataires, désignez le locataire principal en cliquant dessus.
Sous Garants, sélectionnez un garant existant ou cliquez sur + Ajouter (facultatif).
Cliquez sur Suivant.
3. Informations de paiement
Choisissez la Règle d'appel de loyers :
Période contractuelle : si le bail commence le 7 du mois, le loyer est calculé du 7 au 6 du mois suivant.
Période calendrier : un prorata est calculé jusqu'au dernier jour du mois de début, puis le loyer est demandé par mois complet ; un prorata est de nouveau calculé en fin de contrat.
Choisissez la Fréquence de paiement : Mensuelle, Bimestrielle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle.
Sélectionnez le Jour de paiement (par exemple, le premier jour de chaque mois). C'est à partir de cette date qu'un paiement non reçu est considéré comme en retard.
Cliquez sur Suivant.
4. Informations de facturation
Indiquez ce que vous souhaitez générer pour ce contrat : Factures de loyer, Notes de débit ou Avis d'échéance.
Sélectionnez l'Émetteur des factures.
Vérifiez le locataire à qui les factures seront adressées.
Renseignez si besoin la Référence client et l'Adresse de facturation (rue, numéro, boîte, code postal, ville, pays).
Ajoutez éventuellement une Note de fin : ce texte apparaîtra sur la facture envoyée au locataire.
Cliquez sur Suivant.
5. Dates clés
Renseignez la Date de signature et la Date de début du bail.
Choisissez la Durée initiale : 1 an, 2 ans, 3 ans, 9 ans, À vie ou Autre. Avec Autre, saisissez la date de fin manuellement.
Indiquez les dates telles qu'elles figurent dans le bail signé. Si le bail a déjà été prolongé et que la date de fin initiale est dépassée, indiquez la date de fin actuelle.
Cliquez sur Suivant.
6. Ruptures contractuelles (facultatif)
Selon le type de bail et les dates saisies, Smovin propose des règles de résiliation possibles. Vous pouvez les vérifier, les Modifier ou les Supprimer, puis cliquer sur Suivant.
7. Loyer
Saisissez le Montant mensuel du loyer initial (hors charges). C'est le loyer inscrit au bail ; l'indexation sera calculée sur cette base.
Indiquez si le loyer va être indexé (Oui / Non).
Activez la TVA si elle s'applique, et ajoutez si besoin une réduction via Ajouter une réduction.
Pour les baux de droit commun et commerciaux, vous pouvez en plus définir un loyer progressif, exprimer le loyer sur une base mensuelle ou annuelle, personnaliser les règles d'indexation, ajouter des réductions ou des gratuités, et personnaliser la TVA appliquée au loyer. Chacune de ces options est détaillée dans une FAQ dédiée : loyer progressif, indexation personnalisée, réductions, gratuités, TVA partielle.
Si le contrat couvre plusieurs unités, indiquez le loyer de chaque unité séparément (utile pour en retirer ou en ajouter plus tard). Si vous n'avez pas besoin de les distinguer, mettez le loyer total sur la première unité et 0 sur les suivantes. Cliquez sur Suivant.
8. Charges
Choisissez la base des charges : Mensuelle ou Annuelle.
Cliquez sur Ajouter provisions ou Ajouter forfait. La distinction est importante pour le décompte de charges ultérieur : seules les provisions y sont déduites.
Un forfait peut être indexé en même temps que le loyer via l'option d'indexation.
Pour les baux de droit commun et commerciaux, vous pouvez appliquer la TVA sur chaque provision et forfait.
Si le contrat couvre plusieurs unités, ajoutez les charges par unité, ou indiquez l'ensemble sur la première. Cliquez sur Suivant.
9. Comptes en banque (facultatif)
Sélectionnez le compte du propriétaire sur lequel le loyer sera versé, ou cliquez sur + Ajouter pour en enregistrer un nouveau. Vous pouvez préciser quel montant est versé sur quel compte. Cliquez sur Suivant.
10. Garantie locative (facultatif)
Cliquez sur Ajouter une garantie locative pour indiquer le moyen par lequel la garantie a été constituée et ses informations. Elle peut aussi être ajoutée plus tard. Cliquez sur Suivant.
11. Récapitulatif
Vérifiez la synthèse du contrat (unité, loyer total, charges, locataires, garants, dates de signature, de début et de fin), puis cliquez sur Confirmer.
Après la création : Commencez votre gestion
Une fois le contrat enregistré, Smovin propose une Checklist nouveau bail pour ne rien oublier :
Bail : rédiger le bail, le signer, ajouter le bail signé sur Smovin, l'enregistrer sur MyRent, ajouter la preuve d'enregistrement sur Smovin.
État des lieux : le réaliser, l'ajouter dans Smovin, l'enregistrer sur MyRent, ajouter la preuve d'enregistrement sur Smovin.
Garantie locative : demander une preuve au locataire (ou proposer une garantie digitale), puis ajouter la preuve sur Smovin.
Assurance habitation : demander une preuve au locataire, puis l'ajouter sur Smovin.
Clés : remettre les clés au(x) locataire(s).
Dans la section Communication, vous pouvez activer les automatisations pour ce locataire : Indexation, Quittance de loyer, et les rappels de retard de paiement (Relance, 1er rappel, 2ᵉ rappel, Mise en demeure). Le lien Personnaliser les méthodes d'envoi permet d'adapter l'envoi pour ce locataire.